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新升本科院校学籍管理工作之管见

高教研究中心　发布日期：[2009-04-11]

摘要：学籍管理是高等院校教学管理的重要组成部分, 对于新升本科院校，学籍管理将面临新的挑战。文章分析了当前新升本科院校现行学籍管理中存在的问题, 并提出了初步解决和完善方案。
关键词：新升本科院校；学籍管理
 
学籍管理是高等教育工作的一个重要组成部分,贯穿于高校的教学、运行和管理的全过程。学籍管理，就是对取得学习资格的学生从入学注册、课程考试、成绩记载及重修、休学与复学、转专业与转学、退学与试读、主辅修制、奖励与处分、毕业与毕业资格审核、学位授予等方面，按照党的教育方针、教育规律以及学生身心发展特点，制定出规章制度，并实施管理。学籍管理规定的内容具有导向和激励功能、规范和制约功能等。
    学籍管理工作是高等学校教学管理工作的一项重要内容,具有权
威性,在一定程度上反映了学校的教学水平和管理水平；体现依法治教,以人为本的管理思想、管理模式和管理方法。新升本科院校，将面对本科和专科两种不同的教育类型，教学管理特别是学籍管理也将面临新的挑战。因此，加强学籍管理工作,充分发挥学籍管理的功能,是当前提高教育质量和管理水平,实现新升本科院校学籍管理的“专升本”，对于新升本科院校的发展有着积极的意义。
一、新升本科院校现行学籍管理的问题分析
1、 学校发展迅速，规模不断扩大给学籍管理带来困难
自1999年高校扩大招生规模以来, 各高校每年入学与毕业学生的数量出现了严重的不均衡现象, 致使在校生人数不断增加。以海口经济学院为例， 招生人数由2000年的1000余人增加到2007年的5000余人, 在校生规模由2000年的700余人增加到2007年的15000余人。学生人数的激增, 使学校的教学资源、学生的学习资源倍感紧张, 也使得学校学籍管理遇到了诸多困难。另外，学籍管理是一项相对复杂繁琐的工作, 工作量大, 影响因素多, 要求管理人员耗费大量的时间和精力处理具体问题。从表面看来, 学籍管理似乎只是简单的事务性工作, 其实不然,学籍管理通过管理学籍达到对学生实施教育的目的, 因此管理人员的素质尤为重要。就目前的状况看, 新升本科院校将面临招生规模不断扩大, 学生学历层次增多的问题, 需要学籍管理人员不断提高自身素质和管理水平, 但是大多数工作人员很少有专业培训和出去交流学习的机会; 随着学生人数的不断增加和学历结构变化,管理人员的配备也明显不足。许多学籍管理人员埋头于日常事务, 谈不上进行学籍管理的深层研究。
2、现行学籍管理制度的不完善
在现行制度下,学生的各项考核和评比一般都以考试成绩为依据。这种淡化甚至弱化过程教育的现状,极大地制约了学习过程的多样性和创造性,使学生习惯于死记硬背,甚至在客观上导致一些学生为了取得好成绩铤而走险去作弊。这对学生自身发展极为不利,也增加了学校不必要的管理成本,浪费了教育资源。此外，学籍管理中涉及到的诸如休学与复学、转专业与转学、退学与试读的相关要求和程序还不够明确，以及关于主辅修制、奖励与处分等相关问题的方法方案不尽完善。这表明学籍管理政策的制定，还未紧随学校教学发展和教学质量的不断提高而不断充实和完善。新升本科院校学生素质学历层次的多样化，对教学计划、教学目标、教学管理模式都将有不同的要求，所以不断探索和完善学籍管理制度迫在眉睫。
3、学籍管理档案的规范困难
学校学籍档案由学生的录取信息、注册信息、学籍异动、成绩信息、奖惩信息等原始材料组成, 是在学生日常的学习和实践中逐步形成的。它反映了学生在校学习期间的各种情况以及学校教学的发展。随着学校办学规模的扩大，学历层次增多，学生数量增加, 再加上学籍档案本身的复杂性、动态性以及周期性, 使得规范学籍档案变得更加困难。
4、学籍管理的信息化建设不够
新升本科院校现行的学籍管理信息化相对落后, 管理系统利用率低, 反馈滞后, 重复劳动多, 工作量大, 满足不了扩招后学校发展的需要, 降低了教育管理的效果和作用。一般新升本科院校在校生都突破一万, 每个学期仅涉及到的成绩业务数据就有数以十万计。面对如此庞大的信息管理, 如果没有健全的学籍管理系统相配套, 必难实现有效的管理; 其次, 学籍管理服务于学校决策的功能不足。各级领导和各职能部门对有关学籍数据的需要日益频繁, 要求更加全面、详细、快捷、准确。学籍数据的实时性、全面性、准确性要求, 使得学籍管理对信息化建设的依赖越来越明显。信息化建设的滞后，势必大大降低学籍管理的功能。
二．对新升本科院校加强学籍管理工作的一些思考
1. 加强学籍管理改革，完善学籍管理制度
要做好学籍管理工作, 首先要有一套适合自己学校的学籍管理规章制度。只有规章制度适应时代发展、学校发展的客观要求, 做到以人为本、依法治教, 才能提高教学管理水平，实现既定的教育培养目标。教育部于2005年3月颁布了新的《普通高等学校学生管理规定》, 并于2005年9月1日正式实施。这部规定是新时期高等学校学生管理工作的政策依据, 对维护高等学校良好的教学秩序, 促进高等学校的教学改革, 促进学生的全面发展起到了重要作用。新升本科院校应借新的《普通高等学校学生管理规定》实施的契机, 通过对本校学籍管理各方面规章制度的修订和完善, 使学校学籍管理工作提高到一个新层次, 更好地适应时代的发展, 做到学籍管理有章可循。
（1）积极推进学分制学籍管理制度的实施
学分制是高等教育自主适应市场经济体制的需要。它主要以学生自主选择学习内容为核心 ,以学分和绩点作为衡量学生学习量与质的计量单位 ,以取得一定的学分和绩点作为毕业和获得学位证书的标准。这种制度充分体现了学生的自主性 ,给予了学生自由选课的权利。因此，新升本科院校应尽早推行学分制，实施学分制学籍管理制度。
（2）创设适应弹性学制的学籍管理制度
弹性学制是学分制的另一种具体表现,是教学管理与选课制两者密不可分。学习年限适当弹性化, 淡化学制概念, 对学习成绩优异提前修满规定的学分且综合考评优良的学生, 可申请提前毕业。某些因学制限制而不能按期毕业的学生, 可放宽在校学习时间, 允许分阶段完成学业。实行弹性学制有利于学生根据自身发展特点选择课程和专业, 合理安排学习和创业时间有利于提高大学生创新精神和实践能力, 使高校人才资源在提早创造社会价值方面具有积极意义, 同时也保证了部分因特殊原因和家庭经济困难而不能按期毕业的学生有继续完成学业的机会。新升本科院校实行弹性学制后，应适时创设相应的学籍管理制度。
（3）建立重修制度 ,以重修代替补考
重修在一定程度上增加了学生的学习时间,有利于学生对知识的掌握,也可以减少考试作弊现象。重修后记载学生最高考试成绩可以完全体现学生通过认真的学习对知识的掌握,可以提高我们的教学质量。因此，新升本科院校学籍管理制度对“重修”应作出相应规定。
（4）对赋予学生专业选择权作出具体规定
大学生在进入大学学习一段时间后往往发现自己对所学专业没有兴趣。学校应该有相应的制度为这部分学生提供改换专业的权利 ,以构建更好的个性发展空间 ,更好地发挥学生的特长 ,提高其学习的积极性和主动性。但是这种专业的选择权不可以无限制地使用，专科生可以安排在第三学期开学前两周，本科生可以安排在第二学期最后两周和第三学期前两周进行。对学生入学一段时间选择专业的具体问题作出具体规定。
（5）完善休学退学制度
对于学生休学退学，学校应制定相关政策，界定学校以及学生的权利与义务。首先，学校应该明确对休学退学的态度，贯彻对学生负责的精神，对学生讲明厉害关系；其次，规定学生在何种情况下可以休学，何种情况下可以退学，对学生的休学退学理由的规定应该比较宽松，学生对学业不感兴趣应准予转专业或退学；再者，学校应对学生退学以前缴纳的各种费用问题做出明确的规定。
（6）管理权限下放
学籍信息管理由学校宏观管理，其个体管理权限应以二级学院为主，学籍管理系统中的学籍信息，除开成绩以外，修改工作由二级学院完成。休学、退学和转专业等审批权也应当适当下放给二级学院，建立学籍管理二级学院负责制，并辅助于相关配套措施，方便二级学院管理，形成“重大事情学校处理，细小事情学校清楚”的管理局面。
（7）建立科学的考核制度
对学生的考核不能只是通过简单的学分。要注重学生对知识的掌握程度 ,要注重考勤制度和各项学习纪律，要建立赏罚严明的奖惩制度 ,同时改革单纯的考试制度 ,确保考试质量和学生的学习成效。
2. 加强学籍档案管理的规范化建设, 为学籍管理提供信息依据
(1) 强化学籍档案管理意识, 树立大局观念
由于学籍管理涉及学校的多个部门、处室, 这就要求各个部门形成良好的学籍档案管理氛围, 使各部门间做到协调统一, 沟通及时。学籍管理人员更应形成良好的学籍档案管理意识, 才能在具体的学籍资料管理工作中做到思维敏捷、反应及时、整理有序、保管得力。
(2) 规范学籍档案归档标准, 保证学籍档案质量
学籍档案管理必须有健全的规章制度, 统一的归档标准。新升本院校应制定适合本专科建设的学籍档案归档的基础标准、技术标准、程序标准。各部门则要严格按学校规定进行归档,这样既有利于学籍档案的保存, 又可以保证学籍档案的准确性、严肃性和权威性。
(3) 加强学籍档案管理人员队伍建设, 提高管理水平
要做好学籍档案管理工作, 关键要有一支稳定并且能够胜任这一工作的队伍, 这直接影响着学籍档案管理水平的高低。由于学籍档案管理工作专业性较强, 连续性较大, 因此保证学籍档案管理人员的稳定尤其重要。学籍档案管理人员则要努力学习, 不断提高自身素质, 熟练掌握学籍档案管理的政策法规和方式方法, 做复合型人才, 提高学籍档案的服务质量。
3、加强基于Browse/Server设计思想的学籍管理系统建设
借助校园网来实现全校的学籍管理信息化, 是新升本科院校学籍管理的规范化和科学化的关键。校园网可以较大地提高工作效率, 做到情况反馈迅速、及时, 数据统计可靠、准确, 信息搜集全面、客观, 可以增强学籍管理工作的科学性和有效性, 减少不必要的重复劳动和简单的手工作业, 同时也可以加强各二级学院之间的信息交换, 便于各级领导和部门掌握情况。譬如成绩管理系统, 专科时期, 由于学校规模较小, 学生层次单一, 一般实行一级管理制度, 由教务处登录学生成绩； 但是升本后，工作量大, 这样很容易出错，必须以校园网做保障, 采用Browse/Server版学籍管理系统，采取校、二级学院两级学籍管理, 教务处可以把全校学生的成绩分解到各二级学院。具体而言, 教务处在学籍管理系统中给各二级学院授权, 由各二级学院在校园网上, 把成绩输入学籍管理系统中。 各二级学院只有输入成绩权限, 没有修改和删除成绩的权限, 成绩录入完成后, 由教务处审核补考和重修名单。教务处通过权限管理授权与分工, 既可保证数据的正确性, 又可对学生成绩进行有效管理; 学生可直接在校园网上查询成绩。此外, 还可实现学籍信息网上查询等功能, 为学生提供多方位的学籍管理服务。
总之, 新建本科院校的学籍管理工作是一项具体细致而又繁忙复杂的业务管理工作, 从事这项工作所付出的不仅是艰辛的劳动, 还需要极大的耐心和责任心。高校学籍管理工作是一门科学, 也是一门艺术。作为新升本院校的教务工作者, 要认真对待工作中碰到的问题, 不断摸索规律, 优化工作效果, 探究学籍管理的内在规律, 为教学改革的顺利进行提供有力保障,努力实现历史赋予我们高校的使命。