西安思源学院学生档案管理规定（试行）
发布日期：2010-04-08
西安思源学院学生档案管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料，是国家和社会选拔任用人才的重要依据，也是人事档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，根据学生档案形成和管理的特点，并参照国家《中华人民共和国档案法》结合我校实际特制定本制度。
第二条 学生档案工作由档案管理室负责管理，由招生办、各系（部）、学生处、教务处、就业指导中心负责提供档案的具体内容。
第三条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章 档案管理室工作人员职责
第四条 学生档案的管理职责：
（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；
（二）收集和整理学生档案材料；
（三）办理学生档案的查阅、借阅；
（四）办理学生档案的提取，为有关部门提供学生情况；
（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（六）制定、完善学生档案管理的规章制度；
（七）办理其它有关学生档案管理工作。
第三章 学生档案管理范围、归档内容及归档时间
第五条 学生档案的管理范围：
（一）凡国家计划内招收的本、专科生档案；
（二）学生未毕业，因某种原因离校的学生档案（休学、退学、留学、服役、开除学籍、死亡学生的档案，积存无处转递的档案）；
（三）学生毕业后，未找到工作等原因滞留的档案，免费保留两年，两年后，按管理规定收取费用。
第六条 学生档案的归档内容：
（一）招生材料：学校招生办公室负责提供入学新生高考档案（纸介档案）；
（二）学习材料：系（部）提供的学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表；
（三）学籍材料：教务处提供的休学、保留入学资格、转专业、留级、退学、转学等材料证明；
（四）毕业材料：就业指导中心提供就业报到证附联；
（五）奖励材料：学生处提供学生在校学习期间获得的国家级、省级或校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等评审证明材料）；
（六）处分材料：学生处提供学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分原始材料；
（七）体检材料：由学校公防科提供新生入学体检表；
第七条 学生档案的归档时间
（一）新生入学后一个月内将新生档案收齐后移交学生档案管理室；
（二）新生入学后，档案未能及时到达的，由学生本人到原教育管理部门或学校索取，必须在三个月内移交学校学生档案室；
（三）学生的奖（惩）材料到该生毕业前归档；
（四）学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表均由各系辅导员在学生离校前统一归档（每年的五月份）；
第四章 学生档案归档材料的要求
第八条 凡应归档的学生档案，必须做到：
（一）必须是办理完毕的正式文件材料；
（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间；
（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字；
（四）档案材料一律用蓝黑钢笔填写；
（五）学生档案要按规定填写齐全。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失；
（六）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。
第五章 学生档案的查阅
第九条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）查阅、借阅学生档案者须是学生所在各系（部）领导或辅导员，要按查阅、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。
（二）任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
（三）档案一般不外借。如必须借出使用时，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，说明理由，注明归还时间，并经档案主管领导批准后办理借阅手续。
第六章 学生档案的提取
第十条 毕业生档案必须有毕业生本人领取（每年的七月初）、专升本录取的学生档案由学院学生档案室转送录取院校。
第十一条学生转学、退学、出国或死亡必须有学生本人或委托其亲属到档案室登记领取。
第十二条提取学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案必须经严格密封盖章。
（二）转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料或分批转出转入。
（三）档案转递负责人要做好详细的档案转递记录。
第七章 档案的保管与丢失处理
第十三条 学生毕业、转学、退学档案须在三个月内转出，学校原则上不负责保管，如有特殊情况，档案需在学校保存的，可填写《档案暂存申请表》，由主管档案的领导批准后，方可由学校学生处暂时代为保管。保管最长期限为两年。
第十四条 保留学籍的出国、参军的学生，其档案可按有关规定办理。
第十五条 凡未按规定期限转出的档案，学校收取档案保管费。
第十六条 丢失档案，原则不予补办。如有特殊情况，学生本人携带毕业证、身份证并填写《档案补办申请表》，经主管领导批准后，方可补办。补办的档案仅有学籍复印件。
第八章 附 则
第十七条 本制度适用于我校全日制在校统招学生。
第十八条 本制度由档案管理室负责解释。
第十九条 本制度自2004年9月1日起试行。